Аналітична записка - правила складання та приклад

Аналітична записка - правила складання та приклад

Працюючи на виробництві або в будь-якій організації, доводиться стикатися з написанням різних паперів і документів. Одним з поширених документів є аналітична записка. В цілому, складання цього документа не повинно викликати будь-яких серйозних проблем, але варто знати всі правила. У цій статті можна буде ознайомитися з прикладом написання аналітичної записки, дізнатися, для чого вона складається і в яких випадках.

Для чого потрібен документ

Цей документ, як правило, складається тоді, коли необхідний аналіз ситуації, що відбувається. Зазвичай в аналітичних записках розглядаються проблемні або кризові ситуації, які можуть спричинити негативні наслідки для всього підприємства в цілому або для його окремих структурних підрозділів.

Трапляється, що недосвідчена людина може переплутати цей документ з аналітичним звітом. Тому варто пам 'ятати, що в аналітичній записці не тільки розглядається сформована ситуація і її причини, але й описуються конкретні варіанти розвитку і вирішення проблеми.

Можна виділити такі цілі документа:

  • доведення до керівництва факту проблеми, що склалася або складається;
  • запобігання повторення ситуації в майбутньому;
  • поліпшення трудової продуктивності;
  • посилення контролю за будь-якими напрямками на підприємстві або в організації.

Грамотно складений документ може послужити важливим сигналом для керівництва і допоможе визначити подальший курс розвитку подій. У деяких випадках такий документ може бути використаний для проведення різних заходів всередині самого підприємства, таких як наради, планерки або семінари. А також у разі серйозних проблемних ситуацій аналітичну записку можна прикріплювати як доказ до судових розглядів як доказовий аргумент.

Хто може скласти документ

На великих підприємствах складанням аналітичних записок займається спеціалізований структурний підрозділ, такий як відділ аналітики. Однак скласти такий документ може будь-який співробітник, який належною мірою обізнаний у розглянутому питанні і який, у свою чергу, має досвід і особистий професійний погляд на вирішення або запобігання проблеми.

Будь-який керівник структурного або відокремленого підрозділу організації має право делегувати написання аналітичної записки своєму заступнику, секретарю або іншому підлеглому. Але в цьому випадку є один дуже важливий нюанс. Оскільки право підпису залишається за керівником, він нестиме персональну відповідальність за зміст документа. Тому вкрай важливо віднімати документ перед його підписанням і упевнитися в правильності викладених фактів, висновків і пропозицій.

Правила складання

В особливо великих організаціях можна зустріти спеціально розроблений бланк для цього документа, але, як правило, це трапляється вкрай рідко. В цілому, цей документ не передбачає закріплення за ним уніфікованого зразка, тому складається в довільній формі при дотриманні основних правил діловодства.

Як і будь-який документ, аналітична записка повинна мати на початку наступну інформацію:

  • реєстраційний номер;
  • дата;
  • адресат (посада, прізвище та ініціали), яким є керівник будь-якого підрозділу або начальник підприємства;
  • посаду, прізвище та ініціали укладача документа.

Далі документ має описову або, як її ще називають, частину, в якій повинні бути такі атрибути:

  • суть питання або проблеми;
  • причини;
  • наслідки;
  • рекомендації щодо ліквідації або запобігання проблеми;
  • висновки;
  • підпис укладача.

У тексті аналітичної записки має бути якомога менше термінології, але якщо вживання спеціально застосовуваних значень неминуче, то вони повинні доповнюватися зносками і роз 'ясненнями. Якщо до записки прикладаються будь-які докази у вигляді фотографій, звітів, листів або договорів, у тексті робляться спеціальні позначки, наприклад, договір оренди службових приміщень (додаток № 1).

Важливо пам 'ятати, що всі доводи повинні мати аргументований фундамент. Аналіз ситуації, рекомендації та висновки повинні бути об 'єктивними, а от від суб' єктивних поглядів слід відмовитися, розглядаючи проблему тільки лише в рамках досягнення благополуччя для підприємства.

Оформлення та реєстрація

Документ обов 'язково повинен бути складений у двох примірниках, з них один залишається в структурному підрозділі, а другий надається керівнику. Аналітична записка може бути складена при використанні персонального комп 'ютера та інших друкованих засобів, а також вона може бути написана від руки. Обсяг тексту обмежень не має.

Цей вид документа не підлягає обов 'язковій реєстрації, однак для того щоб встановити контроль за ходом руху і розвитку обставин, краще всього зареєструвати і присвоїти реєстраційний номер.

Після того як були представлені всі основні правила складання, необхідно розглянути приклад аналітичної записки.

Приклад

Генеральному директору ВАТ "Транс-порт"

Лебедєву О.І.

від начальника цеху зі складання двигунів ВАТ "Транс-порт"

Курочкіна І.І.

Аналітична записка від 25.03.2018 року № 1/2018.

В результаті щотижневої перевірки обладнання цеху по збірці двигунів була виявлена поломка машини АСК (автоматизований збірною комбайн № 3). Дана поломка пов 'язана з великим продуктивним навантаженням на АСК і закінченим експлуатаційним терміном. Проводити ремонт цієї машини недоцільно.

На сьогоднішній день цех потребує купівлі нової машини для ефективного виконання завдань, передбачених положенням про цеху зі складання двигунів. У разі відсутності машини АСК цех не зможе виконувати свої обов 'язки, що призведе до повної зупинки складального процесу.

Курочкін І.І./Підпис/

У даному прикладі аналітичної записки є всі необхідні атрибути, а хід викладу проблеми відповідає правильній структурі побудови цього документа.

Ув 'язнення

Скласти правильний документ - це завжди рутинна і дуже відповідальна робота. Але ознайомившись з прикладом написання аналітичної записки, можна приступати і до складання власного документа. Однак головне - запам 'ятати всі наведені вище правила.